グループウェアの情報共有機能を有効活用する

グループウェアの中には、情報共有機能を持つものもあります。

これは資料や報告書などのデータを登録することで、関係者がその情報を閲覧できるというものです。

最近は端末に専門のソフトが無くても、インターネットでWeb形式で入力できたり、閲覧できるものも増えています。

その為、Webサーバに張り付けたりすればよいのでは、という意見を持つ方もいると思いますが、グループウェアとWebではその利用方法が全く異なります。

Webでは広く一般公開することが前提となっています。
パスワードによる認証やSSLなどによる暗号化によりその内容を見ることの出来る人を限定することは可能ですが、その効果は絶対ではないことと、存在を世界中に知られてしまい、様々な攻撃やアクセスを受ける危険性を孕んでいることが問題です。

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またWebの場合にはほかの情報との連動が難しい面もあります。

たとえば資料と動画を連動させる場合にはWeb上でプログラムを設計したりする作業も生じてきます。

その為、完成までに長い時間がかかる事です。

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一方、グループウェアはあらかじめ動作や紐付けがあらかじめされており、また資料のアップデートなども簡単にできてしまうところが魅力です。


その為、資料や動画を登録したい場合にはその紐付けの方法を選んであげるだけであとはグループウェア側で自動で処理してくれるのです。



このようにグループウェアは、本来の業務に支障が無く、また簡単に操作できることが最大の魅力です。